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　　8.1.2 沟通的分类

　　按照不同的标准，沟通有以下几种分类方式：

　　（1）根据载体不同分类

　　根据信息载体的不同，沟通可分为口头沟通和书面沟通。

　　口头沟通借助于语言进行最直接的交流，方式可以有会谈、讨论、会议、演说、电话联系等多种。其优点是灵活、传递速度快、可立刻更正、反馈迅速等，缺点是，保留时间短，且传递过程中可能存在失真，个体可能会根据自己的理解在其中添加或删除某些信息造成信息的不完整性。

　　书面沟通借助文字进行沟通，主要表现在对词句的灵活运用、语法结构的贯彻、格式的准确把握等方面

　　书面沟通则是借助文字的方式进行沟通，主要表现在对词句的灵活运用、语法结构的贯彻、格式的准确把握等方面。书面材料的形式是多种多样的，包括报纸、文章、杂志、书籍、信件、报告、标语、电子邮件、传真、电视、电脑屏幕上的文字说明、通知以及标志等等。书面材料可以不受时空的限制。它可以从一个地方移送到另一个地方。只要在它上面印制或贮存的材料能够保存，它也可以长久保存下去。

　　书面沟通能避免口头传达变样、走调现象的出现

　　在公司人际交往中，由于团体组织机构庞大，沟通网络复杂，也可能会导致信息失真。如传达团体或公司领导人指令，最好不要采用口头层层传达的方式，以免变样、走调，而应采用书面沟通的方式。书面沟通的特点尽管也有一些随手写出的便条之类，但多数正式文字材料是经过有准备、有目的的构思、写作而成的，而且书面语用的文字也比较多，且多音节词较多，口语化的用语较少。

　　书面沟通本质上讲是间接的，这使得它有许多优点：

　　①书面沟通可以是正式的或非正式的，可长可短；

　　②书面沟通可以使写作人能够从容地表达自己的意思；

　　③书面沟通所使用的词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格；

　　④书面材料是准确而可信的证据，所谓“白纸黑字”；

　　书面沟通在实际工作中优点多多

　　书面沟通的第一步，是考虑读者的特点，并自觉根据其特点来进行写作

　　⑤书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息；

　　⑥在群体内部经常受限于约定俗成的规则；

　　⑦书面材料传达信息的准确性高。

　　那么，如何进行有效的书面沟通呢？

　　对部门经理个人而言，有效的书面沟通实际上取决于以下三个方面：

　　①书写的文字材料要清楚、易懂、有可读性。这就需要在写作时注意；

　　②用规范的语言；

　　员工是否具有某一门类足够的知识；

　　员工有无阅读该书面文件的理由和兴趣。

　　③阅读和理解材料要完整准确。

　　尽量考虑到员工的特点。写的目的是为了给别人看的。那么，员工是谁、有何种阅读习惯、对文字的理解能力等，都成为能否达到沟通目的的关键因素。

　　所以书面沟通的第一步，是考虑读者的特点，并自觉根据其特点来进行写作。特别提醒：不论是搜集写作材料、确立主题、构思结构，还是语言表达，要想有好的效果，就必须顾及到阅读的对象。否则，你的写作会彻底失败，或者事倍功半。

　　同时我们也需注重书面沟通的风格。书面材料的风格可以显示出部门经理的性格和兴趣，它对表达效果有很大影响。而且，风格对部门经理与员工的关系也是至关重要的。如一位部门经理写给其职员的信与写给上司的年度报告的风格就绝不能相同。那么，什么样的书面材料的风格才能达到良好的标准呢？

　　书面材料的风格可以显示出部门经理的性格和兴趣，它对表达效果有很大影响

　　准确。材料要真实可靠，观点要明确无误，语言要恰如其分。

　　鲜明。主题明确、突出；议论性语言能表达鲜明观点；描述性语言能表达强烈的情感。

　　生动。新鲜活泼，富于变化，有活力，有魅力。

　　在书面沟通时，部门经理要特别注意以下表达方式上的误区：

　　在书面沟通时，部门经理要特别注意表达方式上的误区

　　●没有使用本部门固定的格式，或格式草率马虎；

　　●不合逻辑与语法，把互不相关的意思串联起来，使句子显得别扭；

　　●缺少段落主题，未能把各个段落合乎逻辑地排列起来，意思表达得层次不明；

　　●高估了部门员工对主题的了解程度，写法过于专业化，行话太多；

　　●低估部门员工的水平，在简单明了的事情上阐述过多；

　　●缺乏“提要”（即未能事先告诉者，员工文本的主题和思路），主题不明确，目的不清楚；

　　●没有结论；

　　●自觉不自觉地带有个人倾向性，因而歪曲地理解了资料；兜售自己看法的企图过于明显；

　　●没有行动号召力，缺乏管理者的视野。

　　书面沟通在实际工作中的局限性也不可忽视

　　当然，书面沟通也有其局限性，以下两点尤其要注意：

　　①间接性给书面沟通造成了一些特殊障碍。作为发文者的部门经理的语气、强调重点、表达特色，以及发文的目的被忽略、发文和收文时的情况而有所变更经常而使理解有误，信息及其含意会随着信息内容所描述的情况，因此在正常情况下最好采用直接双向交往，这样可以防止信息传递过程中的干扰。

　　部门经理人由于其获得信息的特殊地位，使他能担任传播者的重要角色，把部门外信息传播给他的部门，并把内部信息从一位下属传播给另一位下属。作为传播者角色的一个重要作用，是在部门中传递有关的信息，以便指导下属正确决策。

　　作为传播者角色的一个重要作用，是在部门中传递有关的信息，以便指导下属正确决策

　　②尽管作为部门神经中枢的部门经理掌握最多的有关事实的信息和有关价值的信息，但他不可能亲自处理每一件事，有些事必须授权下属去处理。如果部门经理能够轻易地把有关的信息传播给下属，那就不会有什么问题了，但他不能做到这一点。因为书面信息可以轻易而有系统地予以传播，而那些存在于记忆中的信息就做不到这一点。口头传播既花时间又不确切。部门经理受到了他自己的信息系统的拖累，因而他们时常会遇到了授权的难题。

　　（2）根据组织级别不同分类

　　根据级别不同分类，可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通

　　根据级别不同分类，可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。上行沟通是指信息从低层流向高层，如下级向上级反映情况。下行沟通是指信息从高层流向低层，如传达各种制度、工作程序等。平行沟通是指企业各部门之间、部门内部之间传递工作信息，以致相协作的方式沟通。

　　（3）从地位变换的角度分类

　　从地位变换的角度分类，可分为单向沟通和双向沟通。单向沟通指无反馈的信息交流，如作报告、演讲、批示等。双向沟通指有反馈的信息沟通，如开会、面谈等。双向沟通时，双方可以随时检查沟通的效果，变换不同的方式，寻求最佳方式，因此接受率和准确率较高。

　　双向沟通时，双方可以随时检查沟通的效果，变换不同的方式，寻求最佳方式，因此接受率和准确率较高

　　（4）根据组织系统不同分类

　　根据组织系统不同，可分为正式沟通和非正式沟通。如正式沟通包括企业定期汇报工作制度、每周例会制度等，非正式沟通包括员工私下议论小道消息、私下讨论问题等。 部门经理工作实务手册