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厦门大学海外学生信息管理系统建设发展与展望
张 峰
(厦门大学海外教育学院,中国 厦门 361102)
一、厦门大学海外教育历史的形成
厦门大学海外教育的历史自大学成立伊始就已经发源。据厦大校史记载，早在厦门大学成立伊始，校主陈嘉庚先生立《厦门大学大纲》时即放眼全球。为广纳贤才，厦大专门聘请来自美国、英国、德国等外籍专家到厦大教授外国文学、历史、海洋和生物等课程；20世纪40年代，学校专门增加名额招收华侨子弟入读厦大(称为华侨特别生)，特别生试读一至两年成绩合格可申请为厦门大学正式学生。
新中国成立后，广大海外侨胞学习祖籍文化的愿望日益强烈，经高教部和中侨委商定同意，厦门大学创办华侨函授部，1956年10月2日，其与同时成立的南洋研究所(现南洋研究院前身)共同举行了成立庆祝大会。随后，华侨函授部明确了高等教育部、中侨委对华侨函授部实行“双重领导”的体制，厦门大学海外教育学院的历史也由此发端。1956年之后的十余年，厦大海外函授教育蓬勃发展，最多一届招收人数为2 040人，十年累计招收华侨学生达 10 128名，分布于五大洲二十八个国家和地区。学生大多来自南洋，因此厦大的函授教育对东南亚地区的华文和中医教育也产生了重大影响——印尼、马来西亚、新加坡、泰国等地不少著名作家都曾是中文函授部的学员，新加坡的著名中医学家李金龙教授感慨地说：“没有厦门大学的中医教育，就没有东南亚的中医。”
早期，海外函授学员与厦大老师的沟通交流全靠书信，一封封装满学生渴望求知的信封像雪片一样纷至沓来，经老师们油灯下辛勤的批改后再远洋邮寄到海外，在当时极为不便沟通往来的环境下，厦门大学无疑是当时国内对外交流最频繁的地方之一。一枚邮票不仅寄托了乡愁，更饱含着海外学生华侨对祖籍国知识的渴求。当时的海外函授部教职工工作之余人人都有邮册，收集的正是来自世界各地的精美邮票，现任厦门大学集邮协会会长、著名人文学者郑启五教授小时候最喜欢的地方就是海外函授部所在的办公楼，一枚小小的五彩邮票，带给他多少快乐的童年，集邮爱好从此形成，终成集邮大家。海外函授部也正是在这一枚枚邮票的见证下成长壮大的。
1978年11月，厦大复办海外函授部，后历经海外函授学院，与国际教育中心合并，1991年经国家教委(现教育部)批准更名为“厦门大学海外教育学院”，学院逐步形成了面向世界、侧重东南亚、来华学习与远程教育并举、长短期结合、学历与非学历兼备的办学特色与管理模式，在全国高校中“侨台特海”独具特色，在东南亚一带享有“泽及四海，誉载五洲”的盛誉。
二、海外教育学院网络建设的探索与尝试
20世纪90年代，计算机作为办公设备开始普及并走进千家万户，互联网日新月异，新技术发展蓬勃。与此同时，厦大海外教育学院的网站建设也开始起步，学院早在1998年就开始了相关的基础建设，不惜花费重金为任课教师配置高性能计算机。2000年，学院建成多媒体电脑教室，同时开设网络多媒体教学培训班，提高教师对计算机技术的掌握与运用。1999年，学院购买了第一台高性能网络服务器，硬盘9.1G,内存64M；安装的网络操作系统是微软Windows NT 4.0，托管在厦门大学网络中心主机房，是当时校内为数不多拥有自主网络服务器的教学单位，其主要作用是面向海内外发布学院主页，提供相关资源的下载等功能。
学院从网站建设初期就注重内容建设。学院网站立足于留学生，面向海外及时发布学校最新动态及留学生招生等相关信息。网站特别加强了华文、中医两个学科的内容建设，分别立项开设《网上华文学苑》和中医远程教学网站——《中医网上教室》两个子网站。《网上华文学苑》和《中医网上教室》的主要负责人分别是华文系的卢伟老师和中医系的黄建军老师，他们两个均非计算机专业出身，但对计算机及多媒体技术均表现出浓厚的兴趣，应用计算机技术与本专业结合在网站建设初期焕发出巨大的潜能。《网上华文学苑》在对外汉语教学界颇有名气，其中的语料库吸引了全国对外汉语教学研究人员和爱好者的关注，卢伟本人也在网络教学上表现出特殊的才能，多次被国家汉办邀请赴美国、德国等地做关于对外汉语现代教育技术应用的专题报告，承担国家汉办网络汉语教学项目的建设工作，2003年，他被教育部聘请为“教育部中美网络语言教学项目专家”；《中医网上教室》的建设者是中医系的黄建军老师，他当时担任留学生部主任，同时也是学院网站的主要管理人员，此项目主要结合中医远程教学开设，中医远程教育各门课程资料教学档案均整理成网络传输格式上网，同时提供中医课程试题库的在线测试，在中医的远程教学中发挥着重要作用，2003年，由他负责制作的《中国针灸学》网络课件在第七届全国多媒体教育软件大奖赛上荣获一等奖。卢伟和黄建军老师对计算机的浓厚兴趣并亲历亲为的实践使得学院网络建设风生水起，目前他们二人均在海外担任孔子学院中方院长职务，在管理岗位上同样做得有声有色。
这些都是海外教育学院在网络与信息化系统建设的有益探索与尝试，个人不懈的努力，倾尽心血的付出终有收获的时刻，虽然其中不乏努力的艰辛，但更多的则是失败后成功的喜悦。
三、海外教育学院学籍管理系统的建设
1987年海外函授学院和国际教育中心合并后，学生从单纯的函授教育转变成来华学习与远程教育并举。厦大留学生部设于海外教育学院，承担着厦门大学留学生的招生与管理工作，1991年，学院经国家教委批准更名为海外教育学院，学院的发展进入新的历史阶段。1995年起，厦门大学的海外远程教育在时任领导的推动下再次焕发生机，进入快速发展阶段，印尼、马来西亚、新加坡、港澳地区参加远程学习的学员大幅度的增长，使得中文与中医远程教学任务繁重；1998年，印尼时局突变，学院即对印尼学生给予特殊照顾，一大批来自印尼的学员抵达学院参加汉语学习，来华留学生的规模一夜之间壮大了不少；2000年，港澳台侨先修部学生培养工作也由教务处移至海外教育学院办学。由此，海外教育学院培养的学生类别不仅有来华的长短期汉语进修、四年制经贸汉语本科，还有一年制先修部联考预科和补习以及五年制中文中医本专科远程等各种类别学员。就管理的留学生而言，学院在负责全校留学生招生的同时，还承担着在校留学生的签证、住宿等各个方面的管理任务，以及与各个院系沟通联络，管理任务尤其繁重，而当时留学生部的管理人员只有三至五人，如此繁重的任务也只有借助电脑程序才能做到管理得有序和顺畅，从而使管理人员从繁重的事务中解脱出来，更好地扩大留学生规模，为推动厦门大学的国际化做出应有的贡献。
鉴于此，时任留学生部主任的黄建军承担起了学院学籍管理系统的设计工作。程序采用的是微软公司的Visual Basic 6.0设计，数据库采用的是Microsoft Office 的Access组件，名称是“海外教育学院学籍管理系统”，应用程序名称为oecxjglsys.exe，这也是学院信息管理系统的最早期版本。值得一提的是，虽然名称为“海外教育学院学籍管理系统”，但功能几乎涵盖当时学院的全部业务，主要功能包括远程教育作业的收寄与分发、成绩登记与打印，以及来华留学生的申请登记与注册。另外，签证管理、住宿管理等业务也一并纳入系统。新系统于1999年开始投入使用，这恐怕是全国各高校中留学生管理部门最早投入使用的留学生管理系统。
该系统依托厦大学校园网，采用基于“公共盘”的模式，由一台服务器存放数据库，各科室计算机通过局域网映射的方式获取数据库管理权限，位于校园网内的厦大东区、海滨一带的教师住家也可以运行系统。系统安装简单，只需简单安装Visual Basic运行库即可运行；系统操作简单，由于黄建军本人系留学生部门主管，因此系统的设计非常贴近管理人员，基本上是量身定做，适配每个人的业务流程与操作习惯；系统升级及时，由于系黄建军本人一人设计，根据业务部门的需求，系统的修改与完善总能迅速及时地得到解决。
这一版本的学生信息管理系统大约运行了四年，需要说明的是，其中的远程教育业务模块一直沿用到2009年。但由于开发环境制约，系统只能在局域网环境内运行，无法脱离校园网；又由于本人重大误操作，系统程序源码无法恢复，升级程序已不可能；映射“公共盘”的模式在病毒泛滥的环境下，数据库几度丢失寻回，留下极大的安全隐患；服务器IP地址固定，网络不稳定，经常发生资源占用导致系统无法运行，排查运维难度很大。但这一版本的管理系统，无疑为系统进一步开发提供了最好的借鉴，为开发人员的数据构建、模型设计打下了良好的基础，管理人员依赖管理系统进行管理的良好习惯也逐渐养成。
由于涉外事务的纪律与远程教育的迫切需求以及学院业务的复杂，在当时的社会及软件开发环境下，很难找到合适的软件公司与开发人员去单独开发这样具体的系统，既懂教学又懂管理，还能进行程序设计的人员可谓凤毛麟角。管理系统的平稳运行与黄建军本人的大量辛勤付出是分不开的，软件开发难度对一个不是计算机科班出身的教育工作者而言其难度无法想象。2004至2006年，教育部国际司来华处开始在全国各高等院校推广使用“全国来华留学管理信息系统”，而黄建军同志在北京系统学习期间，就系统的开发设计提出了不少中肯的参考意见，获得了开发组人员的肯定。他把计算机技术应用于留学生的管理，使厦门大学无疑走在了全国留学生管理的前列。
四、厦门大学海外学生信息管理系统的建设
2003年是非常特殊的一年，北京乃至全国各地发生了“非典”疫情，恰如如今的北方“雾霾”天气，全国留学生的流动模式首次发生了变化。厦门大学面朝大海，春暖花开，作为全国最美丽的校园，赢得了在北方求学留学生的青睐，在全国留学生数量急剧下滑的情况下，厦大留学生数量不但没有受到影响反而开始发力上升。2004年，厦大年度在校留学生人数首次突破千人大关。
为适应这一变化，完善原有的学籍管理系统，2003年初，本人开始着手新系统的开发，根据当时的留学生发展规模，预计2003年厦大海外学生数应该能突破一千人次，原有数据编码设计规则已经不能满足日益增长的需求，改变势在必行。在开始研发阶段，本人对学院的业务并不是很熟悉，首先参考的就是原有的学籍管理系统，因此，最初的程序设计也仅仅是学籍管理系统功能的再实现。2003年秋季学期伊始，冠名为海外教育学院信息管理系统的正式上线运行。
在系统开发上，本人继续沿用Microsoft的数据库产品，但选择的是关系型数据库Microsoft SQL 2000，从而实现了由小型数据库向大型关系数据库的转化与融合；开发工具选择的是微软公司的 Visual Studio 2003和Borland公司的Delphi6.0,使用的是C#和Object Pascal语言，C#语言主要用于网站建设，Delphi作为应用程序开发工具主要用于开发新的学籍管理系统。采用Delphi是不得已而选择的工具，首要原因是Delphi易入门，其次是可参考资料较多，能得到更多人的指点与提示。一旦选择，再改变将是很困难的事情，截至目前，Visual Studio已经发展到了2015版本，而Delphi也有了全新的变化，发展到了Delphi XE10版本，由于本人使用的是教育版本开发软件，无暇跟踪最新版本，因此开发工具一直不敢轻易更换。
根据个人规划和业务熟悉程度，最初系统定位为一套完整的来华留学生管理系统，系统的使用对象也仅限于海外教育学院的留学生管理部门，业务范围并没有包括远程教育业务，其业务继续采用原来的学籍管理系统，华文系建制并不完善，各项规章制度也不完整，因此系统也没有涵盖汉语言教学业务。
系统最先实现的是留学生信息管理、招生管理、签证管理等来华留学生管理功能，实现了留学生信息管理，做到留学生信息及时更新与查询；在招生管理上，实现了录取通知书、签证申请表等文件的打印功能。为确保留学生证件的安全，尤其是签证安全，在签证管理的设计上花费了很大的力气，从留学生入学签证的检录、留学生居留证(即居留许可)的办理与延期、留学生居留证件超期预警等，实现了签证与居留证信息全面采集，做到了证件信息无一遗漏。
2003年的“非典”疫情给留学生管理工作带来了新的转变，因此，做好留学生管理、探索新思路成为各高校思索的首要问题。风险预警制度怎么实现、留学生规模上千、怎么为教学服务、如何关注学生动向等问题成为留学生管理部门的首要问题,同时也摆在了开发人员的开发案前。为此，海外教育学院信息管理系统开始着手华文系教学管理功能的开发。最先开发的是留学生考勤模块，根据管理部门的工作思路，最初考勤采用的是教师纸上点名，管理人员课后录入管理系统，每周每月根据统计结果反馈到学生本人及班主任老师，建立留学生—教师—管理人员的及时联络，从而摸清留学生的动向，为留学生管理提供一手数据。2005年，时任院长黄鸣奋教授抓住厦大本科教学评估良机，开始着手学院教学档案建设，这也为管理系统开发华文系教务提供了契机，即根据规划管理系统逐步实现课程库建设、教师库建设、教室基础信息建设、教师课表编排建设、教师教学评估建设。同期，课程考勤也由纸质转向网络在线考勤，在华文系相关工作人员的建议下，后又逐步增加华文系工作量化、兼职教师课酬量化、课程电子档案建设等业务模块，加上系统最初设计的留学生证书管理模块、语言生成绩查询模块、经贸汉语教学模块、考勤查询模块，由此华文系的教学工作也全部纳入信息管理系统，基本实现了华文系汉语教学业务的全覆盖。同时，学院中文网站也配合管理系统同步升级，配合相关功能的实现，基本形成了留学生、任课教师使用网站线上操作，海外学生科、招生科、教学秘书等工作人员线下客户端管理的模式。
五、海外教育学院管理功能的完善与延伸
管理系统的开发是一个渐进而漫长的过程，自2003年起，本人工作几度调整，在不同业务部门不断更换，但基于对管理系统的扩展，本人始终没有离开系统开发人员的角色，在不同的岗位上熟悉不同的业务，然后把业务规范化、程序化后纳入信息管理系统是多年不变的工作。
2006年，时任院长黄鸣奋开始着手建设网络课件，2007年完成一整套汉语言文学网络课件建设后，我的工作重心开始转向远程教育工作。2009年，经历了两年漫长的跟堂拍摄后，本人开始转向远程教务工作，由于工作惯性，我首先整理了远程的教学档案工作，对原有的课程体系编码整理，融合新建成网络课件，最终实现远程教务并入管理系统，建立起一整套远程在线学习系统；同时整理历年远程学员学籍，作为“网络制”学员这一新的类别纳入管理系统。经过两年的时间，终于厘清学员中文远程教学实际状况，包括学生数、教学工作等实际教学数据，并实现了函授教学的网络化及网络教学的在线化。2014年，厦门大学的海外远程教育进入新的阶段。
2009年，海外教育学院的国内研究生教学实现新的突破，开始统招国内研究生，对于管理系统而言，又有新的学生类别加入系统。2013年，研究生的教学部分纳入管理系统实现课程与研究生院网络同步。
2012年，历时两个月程序实现留学生在线报名，彻底摒弃了原有的招生录取模式，实现了厦门大学语言生线上报名、线下录取招生的招生管理模式。
厦门大学的留学生管理的“趋同化”几乎是全国各高校中最彻底的大学，2004年，海外教育学院时任院长詹心丽女士调任厦门大学招生办主任，根据厦大招生分工，留学生的招生由厦门大学招生办统一协调管理，按照当时的设想，要把系统推向各个学院，充分调动各个院系的积极性，力争实现留学生招生管理的“趋同”，但由于种种原因，实现难度巨大。由于这一转变，海外学生信息管理系统延伸到厦门大学招生办，招生办由于工作需要，继续使用管理系统处理留学生招生事务；由本人开发的海外教育学院信息管理系统开始转向其他业务部门，鉴于此，本人也把系统升级为厦门大学海外学生信息管理系统；2007年，厦门大学的留学生管理机构实现了重大调整，根据规划，留学生的管理实现了校级部门的管理，留学生归口管理归属厦门大学国际合作与交流处，时任留学生科科长王艺等人一并到厦门大学国际合作与交流处海外学生科开展留学生管理工作，海外学生信息管理系统再次延伸到厦门大学国际合作与交流处，2014年这一功能继续前行至厦门大学学生处。
厦门大学海外学生信息管理系统的设计与实现是集体的智慧的结晶，每次系统的改进都是学院甚至学校各个部门力求至善的体现。
六、厦门大学海外学生信息管理系统的展望
现阶段，厦门大学海外学生信息管理系统的功能还有待完善与提高，截至目前，华文系还有在线测试等功能尚无法开展，教学评估的在线提交还有待完善。开发工具也急需紧跟最新版本，系统距离全面实现面向对象、“三层”架构，移动端的契合、“三屏”适配等距离尚远。APP设计，Android、IOS客户端等只是处于构想阶段。
计算机技术在飞速发展，现有的开发模式极大地限制了计算机技术尤其是网络技术在系统上的实现，移动端、客户端模式成为当前应用系统设计的亮点，同时也是互联网系统的发展趋势。随着时间的延伸，本人学习能力尚需加强，新技术的应用能力有待提高；在新技术下的互联网程序开发模式、开发工具也需要改善；开发成本也由过去零成本转向高投入大成本开发；高等教育机构目前的工作思路与模式还需要改进，才能跟进这一互联网系统的开发模式。
在“互联网+”时代，厦门大学海外学生信息管理系统需要的是重新来过的勇气和毅力，需要的是紧跟互联网开发模式的管理智慧与能力。我们可以想象并且已经逐步显现的是，手机这一移动工具逐步替代传统意义上的电脑成为互联网的终端，接入途径的变化把社会化功能引入教育体系，互联网革命教育即将来临，汉语教学作为语言教学的一部分将最先受到冲击，这一冲击波已经显现。
然而，生活往往充满奇迹，我们可以畅想这一天的到来！ 海外教育六十年