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　　3．新闻发布会主持人的特点

　　按照常规，新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的宣传部长、公关部部长、办公室主任或秘书长担任。新闻发布会主持人具有如下特点：

　　（1）具有丰富的主持会议经验。

　　新闻发布面对的是记者，他们都是专业性很强的公众人物。因此，主持人要仪表堂堂，年富力强，见多识广，且要具有丰富的主持会议的经验，反应灵活，语言流畅，幽默风趣，善于把握大局，长于引导提问。

　　（2）善于应变，把握全局。

　　在新闻发布会正式举行的过程之中，往往会出现这样或那样的确定和不确定的问题。有时，甚至还会有难以预料到的情况或变故出现。要应付这些难题，确保新闻发布会的顺利进行，主持人一定要善于沉着应变、把握全局，能够应付各种场面。

　　（3）会前和主办方一起准备会议材料。

　　一旦确定了新闻发布会的主题，主持人要和主办方马上组织熟悉情况的人成立专门的发言起草小组，全面收集有关资料、情报，写出准确、生动的发言稿供发言人参考，还可以写出报道提纲，在会上发给记者作为参考。这样，可以使记者们准确、真实地掌握会议的议题，并对感兴趣的问题提出看法、意见或要求举办单位做出的解释。

　　要特别注意的是，会前应将会议主题、发言稿和报道提纲的内容在单位内部通报一下，经统一口径，防止在会上出现自相矛盾的现象，在记者中引起猜测和混乱。最后要记住不要事先向外界透露任何重要的消息，否则，等到正式宣布消息时，引起的冲击力没有预期的大。具体要做好以下四件事情：

　　①要了解发言的主要内容。

　　主持人要了解领导人发言材料的主要内容。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要，既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。这一点主持人要与发言人交流。

　　②预测问题。

　　为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，不慌不忙，主持人要和发言人事先对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针锋相对的答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考。如果准备的不充分，主持人也需要对发言人的发言内容有了解，到时便于应变。

　　③要有一定的宣传内容。

　　会议一定要有宣传的内容。为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点，主持人和主办单位可事先精心准备好一份以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用。建了网站的单位，还可同时列出本单位的网址，这些都会起到意想不到的作用。

　　假如条件允许主持人还要同主办者在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，例如图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等，以供与会者利用。在会前或会后，有时亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览。应当注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商务秘密。

　　（4）主持人参与主办方邀请记者的事宜。

　　在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主，这些新闻界人士不但有报纸、杂志记者，还有电台和电视台的记者。在事先考虑邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。不然的话，就难以确保新闻发布会真正取得成功。在这一问题上，主持人和主办单位必须认真予以考虑，权衡利弊。

　　首先，要了解新闻的主要特点。目前，新闻媒体大体上分为电视、报纸、广播、杂志等四种。它们各有所长，各有所短。

　　①电视的优点是：受众广泛，真实感强；传播迅速；其缺点是：受时空限制，不容易保存。

　　②报纸的优点是：信息容量大，易储存查阅，覆盖面广大；其缺点是：感染力差，不够精美。

　　③广播的优点是：传播速度快，鼓动性极强，受限制较少；其缺点是：稍纵即逝，选择性差。

　　④杂志的优点是：印刷精美，系统性强，形式多变；其缺点则是：出版周期较长，读者相对较少。

　　主办方了解了各种新闻媒体的主要优缺点后，在邀请哪一类新闻媒体的记者时分别加以考虑，才不至于走弯路，主持人也要相对媒体而调整主持方式。

　　其次，主办单位在邀请新闻单位的具体数量上，基本的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响，提高本单位的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本单位处于守势而这样做时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。

　　不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如果邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先报批。

　　（5）主持人要做好协调工作。

　　主持人在新闻发布会上充当的角色是导引员和协调员，应当在现场的应酬中协调好主办单位与新闻界人士的相互关系。新闻界人士是新闻发布会上的主宾。主办单位如欲取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。具体来说，主持人在与新闻界人士打交道时，一定要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待，对对方既要尊重友好，更要坦诚相待，尽量做到：

　　①对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要有亲有疏、厚此薄彼；尽可能地向新闻界人士提供对方所需要的信息。

　　其中，要注重信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假，爆炒旧闻。

　　②要尊重新闻界人士的自我判断。

　　不要指望拉拢收买对方，更不要打算去左右对方。

　　③主持人不仅在会上负责，会下的工作也要做。

　　要与新闻界人士保持联络。如经常与对方互通信息，常来常往，争取建立双方的持久关系，为下一次新闻发布会的顺利召开奠定基础。

　　（6）按照新闻发布会的会议程序进行主持。

　　主持人务必要安排好新闻发布会的会议程序。要把会议程序安排得详细、紧凑，避免出现冷场和混乱局面。必须按以下程序操作：

　　①签到。

　　来参加会议的人首先要在签到簿上签上姓名、单位、职业、联系电话等。

　　②发资料。

　　公众关系人员要将会前准备好的资料，有礼貌地颁发给与会的每一位宾客。

　　③会议开始。

　　要由会议主持人说明召开记者招待会的目的，所要公布的信息或发生事件的简单经过。

　　④发言人讲话。

　　要讲清重点，语言要生动、具体，吐字要清晰、自然，切忌过长的讲话和啰里啰唆的发言。

　　⑤专家和负责人讲话。

　　如果是公布新产品研制成功的消息，还应有专家的讲话和鉴定资料，然后，由专人带领参观、实地观察。

　　如果是对组织发生的重大事件加以澄清，则可由宣传、公关策划部门主要负责人讲话，说清问题的原委。

　　⑥回答记者的提问。

　　组织内部的发言人要准确、流利、自如地回答记者提出的各种问题，态度要诚恳，语言要精炼，对于保密的事情或不好回答的问题不要回避，而要婉转、抽象、幽默地给予“回答”。

　　⑦与记者单独谈话。

　　个别记者要有特殊要求，如要单独找发言人谈话，或想提一些特殊的问题，发言人应热情地满足其要求，但一定要安排在会议结束之后，以免影响会议的正常进行。

　　⑧送别。

　　会议结束时，发言人和公众关系人员应站在门口笑脸相送，感谢对方的光临。

　　（7）妥善解决善后事宜。

　　新闻发布会举行完毕之后，主办单位会在一定的时间之内，对其进行一次认真的评估善后工作。这期间，主持人作为与会的重要人物，也要做出总结，一般而言，需要认真处理的事情，一共有如下三项：

　　①新闻发布会结束之后，应尽快整理出新闻发布会的记录资料，对这次新闻发布会的组织、布置、主持和回答问题等方面的工作做一总结，总结材料最后要归档备查，方法是将会议记录加以整理，简捷地记入组织的记事簿或装入史料之中。

　　对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况。据此可大致推断出新闻界对本单位的重视程度。有两件事必做不可：一是要了解一下与会者对此次新闻发布会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足。二是要了解一下与会的新闻界人士之中有多少人为此次新闻发布会发了新闻稿。主持人通常也是工作人员，了解情况更重要。

　　②要整理保存会议资料，对照签到簿，查看是否每一位到会记者都发了稿，并对记者所发的稿件的内容及倾向做分析，以此作为以后举行新闻发布会邀请记者范围的参考依据。对发稿的记者要电话感谢或寻求机会面谢；对没发稿的记者不要谴责，也不要急于打电话询问。如果见面或有事打电话，尽量避免提及此事。如果记者自己提到了，也可以说并不是为此事而找他，是因为还有其他事情有求于他。这样，就会使记者产生一种愿意为本单位继续效力的积极性。

　　要把整理好的新闻发布会的有关资料保存好。需要主办单位认真整理保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为两类：一类是会议自身的图文声像资料。它包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像，等等。另一类则是新闻媒介有关会议报道的资料。它主要包括在电视、报纸、广播、杂志上所公开发表的涉及到此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片，等等。

　　③要做好成功或失败的总结

　　总结了会议的举办经验，收集研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些必要的对策。对于在新闻发布会之后所出的不利报道，特别要注意具体分析，具体对待。这类不利报道大致可分三类：

　　一是事实准确的批评性报道。

　　二是因误解而出现的失实性报道。

　　三是有意歪曲事实的敌视性报道。

　　对于批评性报道，主办单位应当闻过即改，虚心接受。

　　对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释、消除误解，向报道机构提出更正要求。若报道的虽然是正确事实，但不利于本单位，这种情况完全是单位内部错误造成的，对此应通过该报道机构表示虚心接受并致歉意，以挽回单位声誉。对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争、立场坚定、尽量为自己挽回声誉，必要的话可采取法律行为。 主持人现场发挥与礼仪口才