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　　2．展览会的要求

　　举办展览会要求主办方要做好会前工作，它主要包括展览会的分类、展览会的组织及展览会的参加等三个方面。

　　（1）不同展览会的不同要求。

　　展览会是一个覆盖面很广的基本概念。从不同的角度，或按不同的标准区别展览会，它可分作许许多多不相同的具体类型。要开好一次展览会，主办方得先确定其具体类型，然后再进行相应的定位。并根据类型来确定主持人。否则，很可能会出现不少的漏洞。站在不同的角度上来看待展览会，往往可以对其进行不同标准的划分。

　　①宣传型展览会。

　　这是按展览会的目的而划分的展览会。即依照展览会的目的标准，展览会可分为宣传型展览会和销售型展览会等两种类型。

　　顾名思义，宣传型展览会显然意在向外界宣传、介绍参展单位的成就、实力、历史与理念，所以它又叫做陈列会。它的要求是：

　　1）有明确的主题，以传播信息为主。

　　2）面向的对象一般范围宽泛。

　　3）多为配合某一活动而进行，有一定的时效性。

　　销售型展览会则主要是为了通过展示参展单位的产品、技术和专利来招徕顾客，促进其生产与销售。通常，人们又将销售型展览会直截了当地称为展销会或交易会，它的要求是：

　　1）主要是促进产品的销售。

　　2）以介绍产品性能、用途为主。

　　3）与会人员多为本行业人士。

　　主持人在不同的展览会上应有不同表现。

　　②展览品的种类。

　　在一次展览会上，展览品具体种类的多少，往往会直接地导致展览会的性质有所不同。根据展览品具体种类的不同，可以将展览会区分为单一型展览会与综合型展览会。

　　单一型展览会，往往只展示某一大的门类的产品、技术或专利，只不过其具体的品牌、型号、功能有所不同而已。因此，人们经常会以其具体展示的某一门类的产品、技术或专利的名称，来对单一型展览会进行直接的冠名，比如，“化妆品展览会”、“汽车展览会”、“服装展览会”等等。在一般情况下，单一型展览会的参展单位大都是同一行业的竞争对手，因此这种类型的展览会不仅会使竞争更为激烈，而且对于所有参展单位而言不啻为一场公平的市场考试。

　　综合型展览会，亦称混合型展览会。它是一种包罗万象的，同时展示多种门类的产品、技术或专利的大型展览会。与前者相比，后者所侧重的主要是参展单位的综合实力。主持人应根据展览会的规模，调整自己的语言。

　　③展览会的规模。

　　根据展览会规模的大小，展览会又有大型展览会、小型展览会与微型展览会之分。

　　1）大型展览会。

　　通常由社会上的专门机构出面承办，其参展的单位多、参展的项目广，因而规模较大。举办此类展览会，要求一定的操作技巧。因其档次高、影响大，参展单位必须经过申报、审核、批准等一系列程序。有时，还需支付一定的费用。

　　2）小型展览会。

　　一般都由某一单位自行举办，其规模相对较小。在小型展览会上，展示的主要是代表着主办单位最新成就的各种产品、技术和专利。

　　3）微型展览会。

　　微型展览会是小型展览会的进一步微缩。它提取了小型展览会的精华之处，一般不在社会上进行商业性展示，而只是将其安排陈列于本单位的展览室或荣誉室之内，主要用以教育本单位的员工和供来宾参观之用。

　　④展览会的人员范围。

　　根据参展单位所在的地理区域的不同，可将展览会划分为国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和地方性展览会。

　　规模较大的国际性展览会、洲际性展览会和全国性展览会，往往被人们称为博览会。组织展览会不一定非要贪大求全不可，特别是忌讳虚张声势、名不副实，动辄以“世界”、“全球”、“全国”名之。若是根据参展单位所属行业的不同，则展览会亦可分为行业性展览会和跨行业展览会，根据各个展览会的特点，主持人应有针对性地进行主持。

　　⑤展览会的场地。

　　举办展览会，是要占用一定面积的场地。要是以所占场地的不同而论，展览会有着室内展览会与露天展览会之别。

　　1）室内展览会。

　　这类展览会大都被安排在专门的展览馆、宾馆或本单位的展览厅、展览室之内。它大都设计讲究、布置精美、陈列有序、安全防盗、不易受损，并且可以不受时间与天气的制约，显得隆重而有档次。但是，其所需费用往往偏高。在展示价值高昂、制作精美、忌晒忌雨、易于失盗的展品时，室内展览会自然是其首选。

　　2）露天展览会。

　　这类展览会则安排在室外露天之处。它可以提供较大的场地、花费较小，而且不必为设计、布置费力过多。展示大型展品或需要以自然界为其背景的展品时，此种选择最佳。通常，展示花卉、农产品、工程机械、大型设备时，大都这么做。不过，它受天气等自然条件影响较大，并且极易使展品丢失或受损。场合考虑不周，主持人就会失措。

　　⑥展览会的时间。

　　举办展览会所用的具体时间的长短，称为展期。根据展期的不同，可以把展览会分作长期展览会、定期展览会和临时展览会。

　　1）长期展览会。

　　它大都常年举行，其展览场所固定，展品变动不大。

　　2）定期展览会。

　　它的展期一般固定为每隔一段时间之后，在某一个特定的时间之内举行。例如，每三年举行一次，或者每年春季举行一次，等等。其展览主题大都既定不变，但允许变动展览场所或展品内容。一般来看，定期展览会往往呈现出连续性、系列性的特征。

　　3）临时展览会。

　　它则随时可根据需要与可能举办。它所选择的展览场所、展品内容乃至展览主题，往往不尽相同，但其展期大都不长。

　　了解时间的长短，可以使主持人掌握展览会的节奏。

　　（2）展览会的组织工作的要求。

　　一般的展览会，既可以由参展单位自行组织，也可以由社会上的专门机构出面张罗。不论组织者由谁来担任，都必须认真做好具体的工作，力求使展览会取得完美的效果。根据惯例，展览会的组织者需要重点进行的具体工作，包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目等等。

　　①参展单位的确定。

　　一旦决定举办展览会，由什么单位来参加的问题，通常都是非常重要的。在具体考虑参展单位的时候，必须注意两厢情愿，不得勉强。按照商务礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，对拟参展的单位发出正式的邀请或召集。邀请或召集参展单位的主要方式为：刊登广告，寄发邀请函，召开新闻发布会，等等。不管是采用其中哪一种方式，均需同时将展览会的宗旨、展出的主要项目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用，等等，一并如实地告之参展单位，以便对方据此加以定夺。

　　对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。切勿良莠不分，来之不拒。当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时地以专函进行通知，令被批准的参展单位尽早有所准备。主持人还要清楚展览会展台的位置。

　　②展览内容的宣传。

　　为了引起社会各界对展览会的重视，并且尽量地扩大其影响，主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传的重点应当是展览的内容，即展览会上的展示陈列之物。因为只有它，才能真正地吸引各界人士的注意和兴趣。对展览会，尤其是对展览内容所进行的宣传，主要可以采用下述几种方式：

　　1）举办新闻发布会；

　　2）邀请新闻界人士到场进行参观采访；

　　3）发表有关展览会的新闻稿；

　　4）公开刊发广告；

　　5）张贴有关展览会的宣传画；

　　6）在展览会现场散发宣传性材料和纪念品；

　　7）在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅；

　　8）利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。

　　以上八种方式，可以只择其一，亦可多种同时并用。在具体进行选择时，一定要量力行事，并且要严守法纪，注意安全。为了搞好宣传工作，在举办大型展览会时，主办单位应专门成立对外宣传的组织机构。其正式名称，可以叫新闻组，也可以叫宣传办公室。主持人应协调好和他们的关系。

　　③展示位置的分配。

　　对展览会的组织者来讲，展览现场的规划与布置，通常是其重要职责之一。在布置展览现场时，基本的要求是：展示陈列的各种展品要围绕既定的主题，进行互为衬托的合理组合与搭配。要在整体上显得井然有序、浑然一体。可以说，所有参展单位都希望自己能够在展览会上拥有理想的位置。展品在展览会上进行展示陈列的具体位置，称为展位。大凡理想的展位，除了收费合理之外，应当面积适当，客流较多，处于展览会上的较为醒目之处，设施齐备，采光、水电的供给良好。在一般情况下，展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展单位关于展位的合理要求。假如参展单位较多，对于较为理想的展位竞争较为激烈的话，则展览会的组织者可依照展览会的惯例，采用下列方法之一对展位进行合理的分配。

　　1）对展位进行竞拍。由组织者根据展位的不同，而制定不同的收费标准，然后组织一场拍卖会，由参展者在会上自由进行角逐，由出价高者拥有自己中意的展位。

　　2）对展位进行投标。即由参展单位依照组织者所公告的招标标准和具体条件自行报价，并据此填写投标单，再由组织者按照“就高不就低”的常规，将层位分配给报价高者，明晓后果。

　　3）对展位进行抽签。即将展位编号，然后将号码写在纸签之上，而由参展的每一单位的代表在公证人员的监督之下，每人各取一个，以此来确定其各自的具体层位。

　　4）按“先来后到”分配。所谓按照“先来后到”进行分配，即以参展单位正式报名的先后为序，谁先报名，谁便有权优先选择自己所看中的展位。

　　不管采用上述何种方法，主办方必须事先将其广而告之，以便参展单位早做准备，尽量选到称心如意的展位。

　　④安全保卫的事项。

　　无论展览会举办地的社会治安环境如何，组织者对于有关的安全保卫事项均应认真对待，免得由于事前考虑不周而麻烦丛生，或是“大意失荆州”。

　　1）在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。此外，主办方还要主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，求得其理解、支持与配合。举办规模较大的展览会时，最好从合法的保安公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。

　　2）为了预防天灾人祸等不测事件的发生，应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保，以便利用社会的力量为自己分忧。

　　3）在展览会入口处或展览会的门券上，应将参观的具体注意事项正式成文列出，使观众心中有数，以减少纠葛。

　　展览会组织单位的全体工作人员，均应自觉树立良好的防损、防盗、防火、防水等安全意识，为展览会的平安竭尽全力。

　　⑤其他各方面的配合。

　　主办单位作为展览会的组织者，有义务为参展单位提供一切必要的辅助性服务项目。否则，不但会影响自己的声誉，而且还会授人以柄。由展览会的组织者为参展单位提供的各项辅助性服务项目，最好有言在先，并且对有关费用的支付进行详尽的说明。具体而言，为参展单位所提供的辅助性服务项目，通常要包括下述各项：

　　1）展品的运输与安装；

　　2）车、船、机票的订购；

　　3）与海关、商检、防疫部门的协调；

　　4）跨国参展时有关证件、证明的办理；

　　5）电话、传真、电脑、复印机等现代化的通讯联络设备的准备；

　　6）举行洽谈会、发布会等商务会议或休息之时所使用的适当场所；

　　7）餐饮以及有关展览时使用的零配件的提供；

　　8）供参展单位选用的礼仪、讲解、推销人员等。 主持人现场发挥与礼仪口才