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　　3.8 客户营销事务管理制度

　　总则

　　第一条 本制度用来规定本公司与客户展开销售相关的业务处理方式。

　　第二条 本制度的适用范围除直接从事销售工作者外，凡与此有关联者，一概包含在内。

　　第三条 从事销售工作的人员，应服从公司规定的组织安排，在所属主管的监督指导之下，与同事互相协助，维持工作部门的秩序，对外方面不可有失公司的形象。

　　第四条 客户代表除遵守本规则及其他规定外，对于公司临时发出的通知或规定，也应视同本制度遵守。

　　第五条 销售活动须积极进行，促进公司业务的进展。

　　第六条 对销售业务人员，应尽快建立连带保证制度。

　　订货受理与交货

　　第七条 客户代表对对方的经营状况和付款能力等，应做事前调查，并衡量本公司的生产能力是否满足对方的生产要求，再决定是否受理订货。

　　第八条 客户代表需做好下列三项调查，并将内容报告给所属主管人员：

　　1.如为第一次交易者，应就其负责人、经历、性格、资金、往来银行、每月生产能力及交易能力、从业人员数目、有无与本公司的竞争同业交易、业务内容等进行调查。

　　2.调查下订单者与本公司的关系及以往的订货实绩、付款情况；

　　3.调查与下订单者有交易关系，并为本公司竞争对手的同业者。

　　第九条 订货情报应快速取得，并在所属经理的指示下快速展开有效率的销售活动。

　　第十条 在提出估价单时，应先取得所属主管的认可。

　　第十一条 在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期间外，需确实遵守下列五项规定：

　　1.品名、数量、规格及合同金额；

　　2.具体的付款条件，如付款日期、付款地点、支票日期、收款方式等；

　　3.交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件；

　　4.安装、运转及修理等所需的技术派遣费的协定；

　　5.除特殊情况以外，从订货受理到交货之间的期限，一般以3个月为限。

　　第十二条 订货受理报告书连同订购单及契约书等证明订货事实的资料，需一起提交给所属的主管。

　　第十三条 区分客户

　　1.订货受理报告书中如果是老客户，应依据交货日期记明目前的未付款项余额。另外，尚需注明交易前或交易中是否有意外事故发生。新客户则重新处理，老客户如曾有不良记录者应予以指明。

　　2.对于订购者是新客户还是已有往来的客户须清楚注明。

　　第十四条 在受理订货或订立合同时，应先确认工程现场及相关规格设计、施行范围等事宜。

　　第十五条 在受理订货或订立合同时，应依照下列四项条件选择缔结付款条件和交易公司：

　　1.与新客户的交易，原则上在交货时收取现金。

　　2.对于以往一向忠实履行付款条件的老客户，可依照惯例认可本交易，但仍要规定在6个月内收回货款。

　　3.即使是已有往来的客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取由交货处代理受领或直接契约的方法。

　　4.对于过去曾发生过不信守合同或支票不兑现行为的客户，一概不接受代理受领以外的订货方式。

　　第十六条 交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，需免费追加零件或机械器具等物品，须事前提出附有说明的相关资料给总经理，由总经理做出规定。

　　第十七条 因前项而发生损失的责任归属问题，另订条文规定。

　　第十八条 客户代表对于本制度第八条规定的内容，应提出下列资料，经由所属主管直接向总经理报告：

　　1.每日的活动情况；

　　2.3个月内的订货受理内容报告；

　　3.收款预定。

　　第十九条 根据前项提出的报告，管理部门进行检查后，设立季度的营业方针计划，并对成果进行调查。

　　第二十条 订货通知

　　1.管理或生产部门针对生产能力进行评估，再依据订货受理报告书中的条件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认的通知或变更通知给负责人员。

　　2.受理订货人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联络，并设法努力与订货人交涉，使订货条件符合规定。

　　第二十一条 管理部门应针对订货受理及交货等状况加以分析、调查，并负责督促交货事宜。

　　第二十二条 销售价格表客户代表须随身携带，但不可借给或流传到第三者手中。另外，未经公司许可借出的图表等资料，也必须设法回收。

　　第二十三条 公司产品目录及其他销售上的必要资料，必须慎选对象后发放。

　　第二十四条 关于奖金制度，公司另设有销售奖金制度，以资奖励直接从事销售业务的人员及代理店或特约店。

　　货款的处理

　　第二十五条 受理订货者对货款回收事宜负责。

　　第二十六条 负责回收货款人员必须遵守下列事项：

　　1.在受理订货或提出估价书时，应与对方谈妥付款条件；

　　2.在交完货后应立即开出清款单，在付款日须亲往收款，或寄出缴款委托函给对方；

　　3.经常与订货者保持密切联络，设法使对方如期付款。

　　第二十七条 负责货款回收人员应于每月月底将订货者3个月间的收款预定表提交给所属主管。预定表的要点如下：

　　1.管理部门依据收款预定表，交给负责受理订货人员，并交付余额确认书及付款通知书等，借此加强督促收款业务；

　　2.以每月的10日、20日及月底做区分，注明各现金款项及票据的金额。

　　第二十八条 当发现货款已无收款可能时，负责人员须从其薪金中扣除相当于此货款的20%的金额，作为赔偿。

　　第二十九条 交货后半年内，对方仍赊欠货款时，视为不良账款，由负责货款回收人员从其薪金中扣除相当于该款项金额的10%赔偿给公司。如在实施上述规定后的两个月之内，该货款的总额已获回收，则负责人员赔偿金的50%应退还。

　　第三十条 回扣的对象以契约或交货的对方为主，结算条件必须附有收据；并且回扣的对象以超过公司规定的销售价格者为主，低于销售价格者不予认可。

　　第三十一条 按合同规定，并须经公司许可后付与回扣，且只能以限定比例支付。

　　第三十二条 销售佣金的处理原则依照第三十条及第三十一条的回扣条件施行。

　　退货及折扣

　　第三十三条 当发生订货取消或要求退货等事件时，应将对方的凭证资料提交给所属主管，并待管理部门做出决策通知后，始可更改订货单或按通知要求处理退货事件。

　　第三十四条 因不得已的理由而必须接受退货时，应迅速将合同及对方的退货传票交给所属主管。如果事情的责任归属该负责人，则须从该负责人的薪金中扣除包装费、运费及机器调整费等必要的费用，作为对公司损失的赔偿。

　　第三十五条 如货品交出后，货款被打折，则应将对方的相关资料连同合同书和订单等提交给所属上司。同时确定被打折扣的原因，并要从相关责任人员的薪资中扣除相应比例的金额给公司。

　　技术派遣

　　第三十六条 派遣技术人员到其他公司服务时，须事先附上对方公司的要求书，转交所属主管，取得其许可，并提出派遣委托书始准派遣。

　　第三十七条 关于技术派遣须依照另行规定的公务规章实施。

　　经费预算

　　第三十八条 销售活动经费预算应于每月25日决定。

　　第三十九条 销售经费的认可只限于前条规定的范围内，超出此限者不予认可。

　　第四十条 在申请各项销售经费的支出时，各负责人员应于规定的期间内，备齐相关资料，并提交给所属的主管，取得其认可。

　　第四十一条 各项销售经费须在付款账目中分别记入规定的计账科目，并依照规定的格式提出申请。

　　第四十二条 各项销售经费的支付采取结算与预付两种方式，但必须具备下列两项条件：

　　1.预付方式付款只限于事前由公司认可者；

　　2.结算方式的付款须附上收据证明。

　　第四十三条 各负责经理对于预算及各项销售经费的运用须承担相应的责任。 客户管理必备制度与表格范例