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　　2.2 员工工作分析的一般步骤

　　2.2.1 员工工作分析的五个阶段

　　对于一个运行稳定的企业来讲，最常用的工作分析方法是问卷调查法和面谈法。下面我们就结合这两种方法具体讲一下工作分析的步骤。一般来讲，工作分析可以分为五个阶段：计划阶段、调查设计阶段、调查实施阶段、信息分析阶段和结果表达阶段。

　　1.计划阶段

　　计划阶段是工作分析的第一阶段。在计划阶段中，应该明确工作分析的目的和意义、方法和步骤；确定工作分析的方法；限定工作分析的范围，并选择具有代表性的职务作为样本；明确工作分析的步骤，制定详细的工作分析实施时间表；编写《工作分析计划》，并请有关人员进行工作分析方面的宣传。在工作计划书得到批准后，即可组建工作分析小组，进入工作分析的设计阶段。

　　2.调查设计阶段

　　在设计阶段要设计出具体的工作分析实施内容。

　　（1）问卷调查法。

　　问卷调查法的设计阶段需要编写一份比较详细的《工作分析调查表》。该《工作分析调查表》能够比较全面地反映出该职务的工作内容、工作职责、职务任职资格等内容。

　　（2）面谈法。

　　面谈法的设计工作需要形成一个有效和完整的面谈提纲，面谈提纲的内容和《工作分析调查表》的内容基本相同。

　　3.调查实施阶段

　　下面介绍两种最常用的调查实施方法：问卷调查法和面谈法。

　　问卷调查法步骤：

　　（1）事先需征得样本员工直接上级的同意，尽量获取直接上级的支持；

　　（2）为样本员工提供安静的场所和充裕的时间；

　　（3）向样本员工讲解工作分析的意义，并说明填写问卷调查表的注意事项；

　　（4）鼓励样本员工真实客观地填写问卷调查表，不要对表中填写的任何内容产生顾虑；

　　（5）工作分析人员随时解答样本员工填写问卷时提出的问题；

　　（6）样本员工填写完毕后，工作分析人员要认真地进行检查，查看是否有漏填、误填的现象；

　　（7）如果对问卷填写有疑问，工作分析人员应该立即向样本员工进行提问；

　　（8）问卷填写准确无误后，完成信息收集任务，向样本员工致谢。

　　面谈法步骤：

　　（1）事先需征得样本员工直接上级的同意，并尽量获取其直接上级的支持；

　　（2）在无人打扰的环境中进行面谈；

　　（3）向样本员工讲解工作分析的意义，并介绍面谈的大体内容；

　　（4）为了消除样本员工的紧张情绪，工作分析人员可以以轻松的话题开始；

　　（5）鼓励样本员工真实、客观地回答问题，不必对面谈的内容产生顾忌；

　　（6）工作分析人员按照面谈提纲的顺序，由浅至深地进行提问；

　　（7）营造轻松的气氛，使样本员工畅所欲言；

　　（8）注意把握面谈的内容，防止样本员工跑题；

　　（9）在不影响样本员工谈话的前提下，进行谈话记录；

　　（10）在面谈结束时，应该让样本员工查看并认可谈话记录；

　　（11）面谈记录确认无误后，完成信息收集任务，向样本员工致谢。

　　在信息收集完成之后，要形成调研报告，本节的最后将给出一个调研报告的实例。

　　4.信息分析阶段

　　信息分析阶段是将各种收集信息方法所收集到的信息进行统计、分析、研究、归类的一个过程。在信息分析阶段最好参照企业以前的工作分析资料和同行业同职位其他企业的相关工作分析资料，以提高信息分析的可靠性。

　　在信息分析过程中，还可以请求基层管理者提供帮助，确保没有疑点。

　　信息分析阶段，需要分析以下几方面的内容：

　　（1）基本信息如职务名称、职务编号、所属部门、职务等级等；

　　（2）工作活动和工作程序，如工作摘要、工作范围、职责范围、工作设备及工具、工作流程、人际交往、管理状态等；

　　（3）工作环境如工作场所、工作环境的危险性、职业病、工作时间、工作环境的舒适程度等；

　　（4）任职资格如年龄要求、学历要求、工作经验要求、性格要求等；

　　（5）基本素质如学历要求、专长领域、职务经验、接受的培训教育、特殊才能等；

　　（6）生理素质如体能要求、健康状况、感觉器官的灵敏性等；

　　（7）综合素质如语言表达能力、合作能力、进取心、职业道德素质、人际交往能力、团队合作能力、性格、气质、兴趣等。

　　5.结果表达阶段

　　结果表达阶段主要是编写职务描述和职务资格要求。具体的工作如下：

　　（1）工作分析人员编写职务描述和任职资格要求初稿；

　　（2）与样本员工、样本员工上级、企业管理顾问等人员讨论职务描述和任职资格要求的具体内容；

　　（3）确定试行稿；

　　（4）试行期使用无误后，确定为正式文件。

　　2.2.2 工作分析调查表实例（见表2-1）

　　表2-1 工作分析表

　　续表

　　续表

　　续表

　　续表

　　续表

　　2.2.3 工作分析调查文件实例

　　某公司工作分析问卷

　　姓名：

　　职位名称：

　　部门：

　　职位代码：

　　主管职位：

　　主管姓名：

　　1.任务综述：

　　（1）主要任务：

　　（2）次要任务：

　　2.特定资格要求：请列举完成由你的职位所承担的任务，需要具有哪些证书、文凭或许可证。

　　3.设备：请列举为了完成本岗位的工作，你通常使用的所有设备、机器。

　　4.常规工作任务：请用概括的语言描述你的常规工作任务。请根据各项任务的重要性以及每个月每项任务所花费时间的百分比将其从高到低排列，并尽可能全面地列出工作任务。

　　5.工作接触：你所从事的工作要求你同其他部门和其他人员，其他公司或其他机构有所接触吗？如果是，请列出要求与他人接触的工作任务并说明其频繁程度。

　　6.监督：你的职位负有监督职责吗？如果有，请将监督事项按照重要性列出。如果你的职位对其他人还负有责任，但不是监督职责的话，请加以解释。

　　7.决策：请解释你在完成常规工作过程中所要作出的决策有哪些。

　　如果你所作出的判断或决定的质量不高或所采取的行动不恰当，那么可能会带来的后果是什么？

　　8.文件记录责任：请列出需要由你准备的报告或保存的文件资料有哪些，并概括说明每份报告都是递交给谁的。（1）报告名称：

　　递交给

　　（2）保存的资料：

　　9.协商的频率：为进行决策或决定采取某种正确的行动程序，你必须以一种怎样的频率同你的主管或其他人协商？

　　（1）经常（2）偶尔（3）很少（4）从来不

　　10.工作条件：请描述你是在一种什么样的条件下进行工作的，包括内部条件、外部条件、空调办公区域等，请一定将所有令人不满意或非常规的工作条件记述下来。

　　11.资历要求：请指出为令人满意地完成本职工作，工作承担者需要达到的最低要求是什么？

　　（1）教育：

　　最低学历

　　受教育年限_________________________

　　专业或专长_________________________________

　　（2）工作经验：工

　　作经验的类型__________________________________________

　　工作经验的年限______________________________________

　　（3）特殊培训（类型、年限）：

　　（4）特殊技能：

　　12.其他信息：请提供前面各项目中所未能包括，但你认为对你的职位来说十分重要的其他信息。

　　员工签名：

　　主管签名：

　　日期：

　　日期：

　　2.2.4 工作分析调研报告实例

　　工作分析调研报告

　　时间：×月×日9:30至11:30地点：小会议室

　　工作分析人员姓名：×××

　　被调研职务：开发部经理姓名：×××

　　1.部门及你个人做哪些工作？

　　（1）具体开发

　　（2）审查其他开发人员的开发文档

　　（3）安排调研及外出工作

　　（4）召开部门会议

　　（5）组织技术讨论与学习

　　（6）向行政部申请本部门办公用品

　　（7）系统维护

　　（8）组织整理部门办公环境

　　（9）整顿部门纪律

　　（10）请假审批

　　（11）设备申请预批

　　（12）与部门人员沟通

　　2.部门现行开发作业流程：

　　（1）收到要求调研的信息［来源：（副）总经理、市场部］

　　（2）准备调研计划（包括确定调研时间、地点、调研提纲；第一次调研由市场部进行联系）

　　（3）实施调研

　　（4）整理调研报告

　　（5）出需求规格说明书（要取得用户签字）

　　（6）出概要设计书、详细设计书

　　如果中标：

　　（7）修改概要设计书、详细设计书

　　（8）编码（产生的技术文档有：开发报告、变更报告、开发总结等）

　　（9）测试及调试（产生的技术文档有：测试报告、软件问题报告等）

　　（10）编写验收报告、使用说明书、维护手册

　　（11）组织验收（小项目：开发部组织；大项目：开发部、市场部联合组织）

　　（12）交工（文档：项目总结）

　　（13）软件维护（由相关开发人员进行）

　　3.工作中最难解决的问题是什么？

　　（1）文档管理。文档不齐，会给以后开发造成相当大的阻碍

　　（2）上级领导安排的临时任务

　　（3）不必要的维护，浪费时间

　　（4）越权领导

　　4.最容易职责不明的工作有哪些？

　　（1）光盘管理

　　（2）上网

　　（3）小设备的申请及调换

　　（4）其他部门的幻灯片制作

　　5.建议：

　　（1）由开发部保管光盘

　　（2）只有大批新员工同时到来时才进行培训，个别进入公司的新员工通过具体工作进行培训

　　（3）建立细致的技术人员的考核办法，并与工资挂钩

　　（4）由×部负责公司NT服务器的软件管理、硬件管理及SUN服务器的网络管理 员工管理实用必备全书