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　　11.7.1 为你的会议“号脉”

　　很多经理抱怨自己的时间太少，事务太多，却并没有意识到时间是怎样悄悄溜走的。实际上，会议是许多领导损失时间的重要原因，据统计，部门经理每周大约有35%的工作时间用于开会，有3/4的人认为“用于会议的时间有一半是浪费的”。从节约时间，提高效率的角度来看，好的会议是需要精心设计的。你可以根据下面“会议问题检查表”来为你的会议管理“号脉”，看看你到底会不会开会。

　　很多经理抱怨自己的时间太少，事务太多，却并没有意识到时间是怎样悄悄溜走的

　　会议问题检查表

　　一、主持人

　　主持人清楚地解释自己的角色以及他与大家的关系了吗？

　　主持人允许与会者修订会议议程了吗？

　　主持人有效地让大家把精力集中于共同的议题了吗？

　　主持人能驾驭会议顺利运行吗？

　　主持人是不是讲话太多了？

　　每个人都得到了参与机会吗？

　　主持人保护与会者及其观点免受攻击了吗？

　　主持人阻止经理或主席操纵会议了吗？

　　主持人对与会者的不正确行为处理得怎么样（如果有的话）？

　　主持人能够保持中立和不参与会议内容吗？

　　主持人在受到批评时有情绪吗？

　　主持人有效地带领大家结束会议并确定具体的行动项目了吗？

　　二、记录人

　　议后速决，决后速行。

　　事前议程规划清楚。

　　利用资讯系统开跨国会议。

　　会议主持人开宗明义说明结论与议程。

　　申请一个专门网络空间，将资料归档。

　　开设“会议”档案，决议人、执行人、执行日清清楚楚。

　　事后记录明白，会议记录成为行动方案。

　　三、会议类型

　　会议类型适合任务和需要吗？

　　如果这是一个问题解决会，每个人都认为并接受会议提出的问题了吗？

　　如果这是一个决策会，最终决策人参加了吗？

　　每个人都接受决策方法了吗？都明白最终决策权属于谁吗？

　　四、与会人员

　　参加会议的人员合适吗？（相关业务人员、与问题有关人员、最后决策人员等）

　　与会人员有足够的异质性吗？（新奇观点、不同意见、建设性冲突）

　　会议上出现群体思维现象了吗？

　　五、会议室

　　与会人数与会议类型相适合吗？

　　鉴于会议类型和与会人数，会议结构和角色划分可以保证人员参与、会议效率和对与会者的保护吗？

　　六、开会人数

　　会议室大小和形状与开会人数相适合吗？

　　椅子摆放合适吗？

　　与会人员的落座方式有利于共同实现会议目标，还是有利于形成小集团？

　　会议气氛合适吗？（太正式还是太随便）

　　光线，温度和噪音大小合适吗？

　　所需要的材料和设备都齐备并且好用吗？

　　七、会议议程

　　会前预先向与会者发放会议议程了吗？

　　在可用时间里议项太多吗？

　　议项适合会议类型和与会人员吗？

　　为避免与会者产生不切实际的会议期望，会议目的在议程中清楚说明了吗？

　　八、解决问题和决策

　　问题界定清楚吗？

　　会议问题是本场与会者能够（或）应该解决的吗？

　　要分析和解决会议问题，与会者所掌握的信息或拥有的技能足够吗？

　　与会者考察了足够的可选方案吗？

　　与会者匆忙做出不成熟的决策了吗？

　　决策会前已经定好了吗？

　　在诉诸赢—输决策法之前，与会者努力寻求双赢方案了吗？

　　如果你在会议管理中存在上述问题，那么尽快调整开会中的某些方式，大概可以为你节省大量的时间。 部门经理工作实务手册