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　　4.7.4 职位说明书的编制技巧

　　编写职位说明书需要一些方法和技巧，限于篇幅难以全面介绍，本处仅讨论一下编写过程中容易出现的五个问题：

　　（1）仅重结果，不重过程

　　编写职位说明书的过程其实也是一种沟通方式

　　编写职位说明书的过程其实也是一种沟通方式。在编写职位说明书的过程中，主管和下属应充分沟通，双向交流，各自表达对部门职责的理解、对具体职位的看法和期望，以求得上下一致。这个过程本身就是对业务的深入探讨。可惜的是，许多一线经理匆匆忙忙像应付作业似的草草写就职位说明书，而未能借此机会与属下进行交流。在以后职位说明书的应用过程中也就容易出现属下不理解、不利用、不执行的情况，使职位说明书变成了可有可无的摆设。

　　（2）“一个药方吃到底”

　　在I T行业中，变革是惟一的常数

　　在I T行业中，变革是惟一的常数。组织结构的频繁调整，人事的变化，部门职能的变化，会相应地导致职位的工作内容发生变化。这时候，职位说明书如果不能适应这种变化及时修正，会很快过时。另一种情况是，在变化如此迅速的I T时代，有人疑惑：“我们还需要职位说明书吗？”在比较稳定的传统行业里，提这个问题有可能被奚落一番，但在I T行业却非常普遍。

　　许多在新兴的网络公司从事人力资源管理的同行们，常常发出这样的抱怨：“我们的组织结构图三周一变，办公室几乎全是新面孔，常常是职位说明书刚写完，职位就又调整了，整天忙着招人，根本没有时间也没有必要去写什么职位说明书”。这不禁使人对其中所蕴含的人力资源风险感到忧虑。事实上，在这个时候公司更需要对职位进行分析、编写职位说明书，以减少由于人员迅速膨胀、组织经常变动所带来的风险，努力避免员工进出频繁、职责不清、角色冲突、无法考核、培训不力等混乱状况，降低人力成本。

　　此时，职位说明书的格式应当简洁实用，突出重点，项目不应贪多；在描述职责时，尽量多用概括性、通用性的语言，以使职位说明书能有相对较长的稳定性。同时应加强上下沟通，避免出现上层人员热血澎湃、调整方向过快，而基层员工面对变化却无所适从、仍旧原地踏步的情况。即使在传统行业里，职位说明书一般地也需要每一至两年修改一次。

　　在描述职责时，尽量多用概括性、通用性的语言，以使职位说明书能有相对较长的稳定性

　　编写职位说明书不仅仅是人事部门的事

　　（3）人事部门大包大揽

　　编写职位说明书不仅仅是人事部门的事。人事部门的责任是提供一种编制职位说明书的格式和方法，指导培训一线经理如何编写并运用职位说明书，同时要对一线部门所撰写的职位说明书进行审核。一线经理是具体的编写者，所以部门经理要经常审视下属的工作内容是否变了，工作要求（衡量标准）、组织关系是否变了，如果有变化，应马上更新职位说明书。这也是其承担人事职能的一种体现。有的公司是人事部门代行其事，担任编写者，这在一定程度上失去了编写职位说明书的本意。

　　（4）过于详细或过于简略

　　有的公司把职位等级、工作的复杂性、管理责任的大小评价也纳入其中，使得职位说明书过于复杂。职责内容写得很翔实，别人理解起来会很容易，但会加大编写者的工作量，而且，一旦职责内容有了细微变化就要调整职位说明书，会加快职位说明书的更新速度。同样，如果写得过于简略，语焉不详，或者生僻的专业术语过多，会使人阅读理解困难。还有的公司所写的职位说明书，内容仅仅局限在工作职责方面，这是不够的。怎样才算详简得当？一句话，实用就行。

　　（5）对号入座，过分迁就现任职者

　　职位说明书仅描述职位本身所具有的特性，而与从事或即将从事此项工作的具体人员无关

　　职位说明书仅描述职位本身所具有的特性，而与从事或即将从事此项工作的具体人员无关。编写时不应掺杂着现有任职者的身影，尽管这很难做到。过分迁就目前的任职者，会影响其客观公正性。当然，也不要矫枉过正，不顾现实条件，按照绝对理想的任职标准和考核标准来写，那会缺乏实用性。 部门经理工作实务手册