02 反对远程工作的理由
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02 反对远程工作的理由
唯有同处一室,奇迹才会发生
Magic only happens when we're all in a room
你知道那种感觉。大家都围坐在桌子旁,创意不断涌现,灵感火花四溅。人们很容易以为,只有面对面的时候,这种奇迹时刻才会出现。
让我们姑且假定这是真的:唯有面对面才会产生突破性的创意。可问题依然存在:一家企业究竟能消化多少突破性的创意?肯定比你想象中要少。绝大多数工作并不是围绕着“下一个金点子”展开的,相反,它们是在逐步完善你6个月前的想法(或许是6年前)。工作就是这样。
因此,如果你过于频繁地召集大家开会,希望这种惊喜时刻多多出现,那你肯定会让自己和每一个人感到失望。因为这意味着你们要么放弃上一个聪明点子(它还需要进一步的后续跟进工作),要么就是继续把好点子囤积起来。不过,囤积得太久可就不新鲜了。
正是出于这个原因,在37signals,我们不会经常碰面。我们的想法是,菜要一盘盘吃,这盘吃完再去拿下一盘。每年,全公司的人只会在芝加哥总部碰面3次。如果我们真打算找到金点子,这种频率都嫌高!
可是,那种灵光乍现的时刻怎么办?首先,那种“光芒”极少能称得上是真正的灵光,更有可能的是,它们只是热情的小火花,不应该把手头上的优先任务挤掉。其次,即使有新想法要讨论,大家也无须见面——两个简单的小工具就可以高效地集思广益,它们收集到的好想法多得令你吃惊。这两个工具就是语音连线和屏幕共享。每次我们使用WebEx这种软件时,它的效率都会让我们又惊又喜。当然,它还达不到百分百高效能,交流的保真程度大概会损失1%~2%,但肯定比你预想中要接近真实状况。
物以稀为贵。面对面交流的机会变成“配给制”之后,它们的重要性提升了,变成了偶尔才能享受的盛宴,变成了需要细细品味、用心对待的事。见面犹如大餐,通过技术实现的远程对话就好比零食。这些加在一起所产生的魔力时刻,对你来说已经足够。
要是不盯着,我怎么知道他们在干活?
If can't see them, how do I know they're working?
对远程工作的绝大多数担忧都源自缺乏信任。管理者会想:要是我不随时盯着,他们还会努力工作吗?如果不在我眼皮底下端端正正地坐着,他们会不会混日子,成天打游戏或是上网?
告诉你个秘密:要是员工真心想打游戏或是整天上网瞎逛,在办公桌前坐着照样也能做到。事实上,有许多研究结果显示,很多人正是这样做的。例如,在服装零售商杰西潘尼(JC Penny)总部,4 800名员工把公司30%的带宽都用来看YouTube视频了。所以,来办公室上班只不过意味着他们得穿上裤子。人确实坐在办公室里,可工作效率却不一定高。
要是你认为员工很糟糕,他们就会表现得很糟糕。人类“满足低期望值”的能力高极了。如果你确信每个下属都是懒汉,那他们会不遗余力地证明你是对的。如果你认为他们都成熟又能干,即便你不在他们身后盯着,他们也能不断督促自己做到最好,那他们就会用惊喜回报你。
正如IT Collective的克里斯·霍夫曼(Chris Hoffman)所说:“如果我们不知该不该信任某位员工,那就说明当初的招聘决定是错的。如果某个团队成员不能取得好成果,或是没法管理好自己的工作日程和工作量,那我们就不再继续聘用他。就是这么简单。我们的团队成员应该是娴熟的专业人才,能够管理自己的工作进度,对组织做出有价值的贡献。我们可没打算当保姆,天天紧盯着他们。”
就是这么回事。要是你担心失去监管之后,员工们就会懈怠,所以你不敢放他们回家工作,那你就是个保姆,不是管理者。你要操心的事儿可比远程工作方式下要多得多。
不幸的是,并不是人人都懂这个道理。Accurate Biometrics的可怜员工们就不得不忍受远程监督:上司会使用InterGuard 来监控他们的电脑屏幕。显然,这已成为一种趋势。单是InterGuard一家公司,就宣称它拥有一万名客户;研究机构Gartner估计,到了2015年,60%的员工将会忍受某种程度的、“老大哥”式的监督。瞧瞧!
底线是,你不应该雇用你不信任的人,或是为不信任你的人工作。要是你的上司信不过你能远程工作,那他应该不放心你做任何事情。如果你的信誉度这么低,为什么你还能跟顾客交流,撰写广告文案,设计新产品,评估保险索赔,进行纳税申报?
正如理查德·布兰森爵士(Sir Richard Branson)对远程工作的赞颂:“想要成功地与他人合作,你们必须相互信任。其中很大一部分就是相信人们不管在哪儿都能完成工作,不需要你盯着。”
要么学着信任你的下属,要么就换人吧。
家里的干扰太多了
People's homes are full of distractions
肥皂剧,游戏机,冰箱里的冰啤酒,还有那么多要洗的衣服,在家怎么可能完成工作呢?答案很简单:因为你有工作要做,而且你是个负责的成年人。
好吧,我们都是人,偶尔都会禁不住诱惑。我们也会承认,没错,比起办公室的格子间,家里的干扰和诱惑的确会多一点。但认识到问题之后,我们可以采取措施。请记住,干扰的头号劲敌就是有趣又有意义的工作。在快餐店翻烤汉堡的工作不大可能让人一直有成就感,但绝大多数现代的、适合远程工作的事情都可以。
有时,干扰也有它的作用。就像煤矿里用来预警瓦斯泄露的金丝雀一样,干扰也会向我们发出警示:当我们发觉自己会定期地分心,不想工作的时候,或许这就是个信号,说明这项工作没有经过仔细筹划,或是这项任务单调无趣,再或者,我们参与的整个项目压根儿就没有意义。与其不停地拿起游戏手柄,或是打开电视看肥皂剧,或许你应该站出来说出自己的想法?如果你有这种感觉,很可能别人也有。
当然了,有些时候,问题并不在于工作本身缺乏价值,而是我们的工作方式不对。要是窝在电视对面的沙发上工作的话,那你很容易拿起遥控器。坐在厨房里,你可能会发现自己总想着清空洗碗机。但是,如果你坐在一间专门留给工作的房间里,再关上门,你很可能就会聚精会神地工作了。
如果你没有这种条件,或是即便这样也不行,那你可以试试走出家门。远程工作并不一定意味着你非得待在家里不可。你可以去咖啡店,图书馆,或是去公园都行。
但实际上,走神分心的机会并没有你想象的那么多。这就像度假。抛开工作,休息几周,这固然很好,可是,天天躺在沙滩上晒太阳,或是在巴黎街头乱逛,你很快也会厌烦。
只要工作本身令人兴奋,又有成就感,绝大多数人是主动想要工作的。如果你被困在一个看不见出路的岗位上,上述两样都没有,那你需要的不止是远程工作而已——你需要换一份新工作。
唯有办公室才安全
Only the office can be secure
公司往往会竭尽全力地让雇员遵守公司规定,只用公司服务器上的软件,而不是通过互联网工作,他们只允许高级管理者携带非加密的手提电脑。可是,如果吊桥都放下来了,高耸的城墙还有什么意义呢。
数据安全是个非常重要的问题,但现在的防范措施已经很完善了。正是因为这个,广大消费者才愿意使用网上银行,没人在亚马逊上购物时不敢输入信用卡信息。在37signals,我们制定了一套安全规定,每个员工都必须遵守:
(1)所有电脑必须使用硬盘加密功能,比如苹果电脑的OS X操作系统中自带的FileVault功能。这样一来,万一笔记本电脑丢失了,也只会造成暂时的不方便和保险理赔事项,不会令全公司上下陷入紧急事态,慌忙更换密码,担心文件泄露。
(2)不要使用自动登录功能,为电脑设定休眠密码和自动锁屏,10分钟内没有进行操作的话,电脑就会自动锁定。
(3)把你访问的每一个网站都加密,尤其是像Gmail这种重要的网页。现在,所有的网站都使用传输安全性(HTTPS或SSL),找到网址栏前端的那个小锁标志就行了。(为了实现这个功能,几年前我们就令37signals的所有产品都使用了SSL传输安全性。)
(4)确保你的智能手机和平板电脑都设置了密码,而且可以远程擦除信息。如果你用的是iPhone,那么“寻找我的iphone”就有这种功能。这条规矩很容易忘记,因为我们总是觉得这些工具是在家里用的,可难免有些时候,我们会用手机来查看邮件,用平板电脑登录Basecamp。你应该像重视电脑安全一样,重视智能手机和平板电脑上的数据安全。
(5)使用1Password 注释标题 https://agilebits.com/onepassword. 这样的密码管理软件,为你访问的每一个网站加上独特的长密码。很遗憾地说,“secretmonkey”这样的密码已经唬不住人了。就算你能记住UM6vDjwidQE9C28Z这种密码,所有网站都用这个也没好处,万一有一个网站被破解,其他的也会跟着遭殃。(这种事常有!)
(6)使用Gmail的时候要使用双重身份认证,这样一来,如果你不能从手机上获取登录密码,就没法进入邮箱(这意味着,就算有人掌握了你的邮箱的登录名和密码,还得同时拿到你的手机才能登录进去)。而且你要牢记:如果你的电邮密码被破解了,所有的网站加密都会应声而破,因为入侵者可以使用网站上的“密码重置”功能,把新密码发送到你这个已被破解的邮箱账户。
制定数据安全协议和算法犹如电脑界的火箭科技,属于高端技术,但使用这些工具绝对没那么难。花点时间学学基础知识,这些东西就不会再是不能信任的吓人符咒了。如今,注重数据安全是一种安全意识,就好比开车要系安全带一样。
谁来接电话?
Who will answer the phone?
当客户在他们的正常上班时间打来电话或发来邮件时,他们肯定希望得到及时的回复——不管你的员工在哪儿上班,遵循什么工作时间。你必须处理这种事情,就是这么简单。
但是,这并不等于你不能管理客户的期望值。例如Jellyvision就跟他们财富500强的客户们商定,为了照顾分布在不同时区、远程上班的员工,上午10点前请不要安排会议。
偶尔在闲暇时刻拿出一两个小时打电话,这并非世界末日。为了获得远程工作中的自由,晚上11点或早晨5点接一个非接不可的电话,不过是个小小的代价。
在37signals,我们的客服团队在芝加哥的上班时段肯定是按时上班的,而且会尽量涵盖更早和更晚的时段。然而,这并不等于团队里的每个人都要按照美国中部时间朝九晚五上班。如果有人从早晨6点上到下午2点,有人从上午8点上到下午4点,另一批从上午11点上到晚上7点,这样一来,全天都有人在,任何一个电话或邮件都不会错过。
当然,如果你的公司很小,只有一两个人处理客户服务问题,事情可能就没这么容易安排了。在这种情况下,对于那些主要从事客服工作的员工,你只能让他们按常规时间上下班。但是,为什么要把公司里每一个人都拉上呢?不恰当的公平对谁都没好处。
远程工作并非一点复杂度也没有,偶尔也需要做出点牺牲。但重点在于,它能为更多的人谋得便利,也让他们能够更加灵活地利用时间。
大公司都不这么干,我们为什么要这么干?
Big business doesn't do it, so why should we?
不少大型企业的运作效率低得惊人,官僚风气严重,却侥幸存活下来,多年下来,运营情况看起来还不错。一旦某个商业巨头圈住了一群金牛,还在牧场四周修筑起宽阔的护城河,谁还会在乎放牛人的数目,以及他们做的事情是多么少?
我们这是在婉转迂回地告诉你,从大型企业身上寻找最新的高效做法大概算不上明智。创新与解构的本质意义就在于用与前人不同的方法做事情。如果你不这样做,你就根本没机会。
所以,国际化的大公司是否允许雇员在家上班,这真的不重要。实际上,要是你的行业里那头800磅重的大猩猩依然在沿用老旧的工作方式,你应该高兴才是。因为这样的话,打倒他们就容易多了。
如果你真的在大型企业工作,道理也是一样。大型企业喜欢看彼此在做什么。但是,如果你一直甘愿混迹在羊群之中,你是不大可能成为领头羊的。
你只需要一样东西,那就是自信。相信自己,当行业中所有的人都在坚持原有做法时,你看到了一种更聪明的工作方式。从疯狂到常识,伟大的创意就是这样渐渐被人接纳的。远程工作正是这样的创意。过不了多久,它就会变成人人都会接受的常识,可你为什么要等到那时候?
当然,打破常规是不可能没有阻力的。挑战既定的法则从来都不会一帆风顺。幸运的是,有些大公司已经做到了。提几个已经全心接纳远程工作做法的企业吧:IBM,美国庄臣(S.C. Johnson & Son),埃森哲咨询公司(Accenture),eBay。依你看,他们够不够大?
其他人会妒忌的
Others would get jealous
如果你去游说老板,让他批准你每周在家工作几天,常见的拒绝理由就是,“要是你有这个特权,同事们会妒忌的”。为什么啊?这不公平!人人都应该平等,在办公室里惨兮兮地坐着,效率低下,“平等一致”地遭罪!
首先,如果远程工作这么好,人人都想要,那为什么不能让每个人都这么做呢?我们所说的公司,难道是一个碰不得的精致架构,目的只是让每个人都坐在分配好的位子上,一连耗上几小时吗?还是说,它集合了一群能够完成工作的人?如果是后者,为什么不让大家按照自己喜欢的方式工作,为什么不能用“完成了哪些工作”而不是“在哪里完成工作”的标准来衡量业绩?
其次,有些岗位的确不适合远程工作。如果某项很关键的工作是给客户递送包裹,员工必须要进出库房,那这项任务的确不能在家做。但是,这又怎样?为什么非得让其他人采用同样的工作方式?仓库送货员的工作职能本来就跟财务部的姑娘不一样。岗位不同,要求不同。人们会理解的。
对付“一碗水端平”的逻辑,最好的方法就是提醒你的上司、你自己以及一切利益相关方:你们处在同一支团队。你们的目标是一样的,那就是找到最佳的工作方式,效率最高、最能产生幸福感的方式就是赢家。听了这番话,大概只有最死心眼儿的人才会继续固执己见吧。
企业文化怎么办?
What about culture?
企业文化不是玩桌上足球,也不是去树林里玩彩弹射击,它甚至也不是圣诞派对——某人喝得酩酊大醉,然后其余所有同事在下一年里都有了有趣的谈资。这些只能叫高高兴兴地一起出去玩。没错,这些不是企业文化。企业文化是组织里说出和没说出的价值观和行动准则。以下举几个例子:
• 我们是如何与客户交流的——他们总是对的吗?
• 我们可以接受什么样的工作质量——够好就行,还是必须达到完美?
• 同事之间是怎么交流的——是外交辞令,还是看谁嗓门高?
• 工作量——我们是推崇熬夜加班,还是星期五轻松放假?
• 对风险的态度——我们是崇尚豪赌一场,还是喜欢慢慢成长?
当然了,这些难免流于刻板的二分法,绝大多数公司都处于中间的某个位置。但是,你应该知道你处在哪儿。这些价值观加起来,就赋予了公司某种气质,某种文化。
当你想放松对员工的掌控时,企业文化会起到不可思议的重要作用。企业文化越强,越不需要对员工进行明确的培训和监管。在理想情况下,能够自我管理的员工可以自由发挥,自行做决定,公司知道他们必定会做得很好,而且他们的行为一定非常符合公司的价值观。
当然,想要塑造强有力的企业文化,你不一定非得让全体员工都聚在一起不可。文化来源于人们的实际行动,而不是公司的使命宣言。新员工的眼睛是雪亮的。他们看得见组织如何制定决策,公司究竟是否关心员工,问题是如何解决的等等。
要说有什么的话,那就是远程工作会逼着你放弃这种幻觉:塑造企业文化只需要办几场社交活动就行了。现在你可以着手做些实实在在的事儿了——制定出清晰的企业文化,然后去实践它。
我现在就要答案!
I need an answer now !
人人都在办公室里坐着的时候,你很容易就会养成一种坏习惯:不管大事小事,不管什么时间,也不管是否会打断对方的工作,只要想起来,就去打扰对方。为何有那么多人在传统的办公室里工作效率低下,这就是关键原因。习惯了这种工作模式之后,你很难设想一个无法立即得到反馈的世界是什么模样——不管事情有多小。可是,这样的世界是存在的,而且适宜人类居住。
首先,你需要认识到,并不是每个问题都需要立即得到解答。没有什么能比拿着一个无须立即得到答案的问题去打扰别人更傲慢的行为了。这意味着你要明白,并不是所有的事情都同样重要。
一旦明白了这个道理,你就踏上醒悟和高效之路了。可以过几个小时再得到回答的问题,可以发邮件解决。几分钟内需要知道答案的问题,可以用即时消息。至于那些如天塌下来一般、不能等的急事儿,你可以使用一种老式的发明:电话。
想清楚这些,你就会很快意识到,你的问题中有80%都是不着急的,而且发封邮件往往比走到某人办公桌前更合适。更妙的是,你得到的回答是写下来的,还能留着日后备查。
接下来50%的问题可以用即时通信工具来解决,绝大多数人懒得打那么多字,所以大家基本上都直奔主题。本来有可能耗时15分钟的工作中断,如今变成了3分钟的速战速决。
最后余下5%的问题可以打电话。的确,打电话的时候看不见对方的身体语言,可是,除非你是要炒掉谁,或是主持一个棘手的面试,否则身体语言的作用没你想的那么大。
想要戒掉你和其他人的“立即回复”(ASAP,as soon as possible)上瘾症,肯定会遇到点阻碍。最初几天,你的头脑处在适应阶段,还在判断什么问题该用什么媒介,这时候你会有点泄气。你还要抗拒的一个诱惑是,对你选择的沟通媒介有不切实际的要求。要是别人10分钟之内没回复你的邮件,你就会冒火,那么你没法用电子邮件来处理80%的问题。
然而,一旦从“立即回复”上瘾症中解脱出来,你就会对之前的工作方式感到惊异无比:在接连不断的干扰之下,你是怎么干活的啊。放开手,别抓狂,等到对方准备好协助你的时候,回答自然就会朝你走来——这里面几乎蕴含着一种禅意。运用这种镇定气度,更加高效地工作吧。
可是,我会失去控制权
But I'll lose control
很少有人会直接把这句话说出来,但许多人之所以反对远程工作,都是因为害怕失去控制权。这里头有种原始的情绪反应:人人都希望自己的军队近在眼前,必要的时候可以高喊一声——“冲啊!”就像影片《勇敢的心》(Braveheart)里的梅尔·吉布森(Mel Gibson)那样,看着士兵们整齐划一地抓起长矛。
对许多人来说,当大老板就意味着拥有这种控制权。这是身份的象征。在这些人看来,“直接监督”某人,就等于此人要老老实实地待在自己眼皮底下。这种想法的逻辑是,如果我能看见他们,就能控制他们。
要想把这种对控制权的过时见解从管理者心里清除掉,光讲道理可没用。这事得慢慢来,直到那位发号施令的人渐渐接受这个观念为止。这个过程有点像治疗恐惧症。你不能光是告诉某个害怕蜘蛛的家伙,说这种恐惧蠢得很,逼着他摆脱恐惧。你必须要一步步地下功夫,让控制他反应的脑部区域渐渐从“爬虫脑”转向额叶。
所以,如果你想让某人克服对“失去控制权”的恐惧心理,你必须从小事做起,让对方明白,如果你每星期三在家上一天班,天不会塌下来。不但不会塌下来,看看我额外做完了多少工作吧!然后,你可以把在家上班的时间增加到两天,争取到更多的灵活时间。不知不觉之间,你已经做好了搬去另一个城市的准备,一切就这样顺利运行下去了。
好吧,事情未必都会这么顺利。就连最好的精神医生有时候也拿蜘蛛恐惧症没办法,而且你多半不像医生那样,受过全面的专业训练。但是,你起码会知道,比起逼着对方的爬虫脑做出“是战还是逃”的抉择,慢慢来的策略更有可能带来更多回报。如果对方是你的上司,那他的选择肯定是“战”,而你必输无疑!
这是因为爬虫脑产生的抗拒感不是理性的,它非常情绪化,甚至可以说是一种本能反应,而“可是我会失去控制权”正是最难克服的抗拒心态。就算用上这本书里所有强有力的论据,你还是有可能无法说服对方。如果是这样,或许你该重整行装,另换一片天地了。
我们为这个办公室花了不少钱!
We paid a lot of money for this office
在拒绝远程办公的种种理由中,这个问题大概算得上是最蠢的了,可依旧有人不时地提起。对于这种毫无道理的话,你压根儿就不该搭理,可是,或许你躲不过去,那我们就来谈谈吧。
如果某人的生意经营得很不错,用得起时髦漂亮的办公室,那你会想,他们应当很熟悉“沉没成本”的概念。可是,我们都见过卡戴珊一家人,人人都在想,他们到底是怎么混得那么出名的?带着这种心情,收起你的怀疑,穿上你的花呢夹克,我们先来上一节“商业入门”课。
沉没成本意味着花在办公室上的钱已经花出去了。不管你用不用办公室,这笔钱都收不回来。所以,从理性上说,该在哪儿工作,唯一需要考虑的问题就是在办公室的工作效率是不是更高,就是这么简单。
如果你想算一算,那就抽出一张餐巾纸,记下几个数字。比如,你在办公室里可以高效地工作5个小时(哈!),而在家里可以工作6个小时。这就等于,在家办公的效率要比在办公室高出20%。谁还有理由反对呢?
这对我们的规模或行业不适用
That wouldn't work for our size or industry
对于远程工作的种种好处,最简单的反驳方法就是试都不试,一棍子打死。“是啊,这想法听起来总体上挺好的,但是我们这个行业不适用。”或是,“小公司可以这么干,但上规模的公司就不行了。”真的假的啊!
以下暂列出一些可以利用远程办公方式的行业:
• 会计
• 广告
• 咨询
• 客户服务
• 设计
• 电影制作
• 金融服务
• 政府机构
• 硬件
• 保险
• 法务
• 营销
• 招聘
• 软件
我们说的也不是这些行业中的小兵。在健康保险行业,财富100强企业安泰(Aetna)在美国拥有35 000名员工,近一半员工都在家上班。会计行业的德勤(Deloitte),员工数目也差不多,他们远程办公的比例达到了惊人的86%,这些人起码有20%的时间在远程工作。在英特尔(Intel),28%的员工定期远程上班。
就连政府也加入了远程办公的行列。美国专利商标局(U.S. Patent and Trademark Office)85%的审查人员、美国航空航天局(NASA)57%的员工、环境保护署(Environmental Protection Agency)67%的人员都在某种程度上实现了远程办公。
以下是一些采取远程工作方式的、不同规模的公司:
员工人数超出10 000的公司:
• AT&T(电信行业)
• 联合健康集团(医疗行业)
• 麦肯锡(咨询业)
• 英特尔(科技行业)
• 美国庄臣(制造业)
• 安泰(保险业)
• 思科(科技行业)
• 德勤(会计行业)
• 英国汇丰银行(金融业)
• 英国电信(电信业)
• 联合利华(消费品行业)
• 快捷药方(药房福利管理行业)
员工人数在1 000~10 000的公司:
• 梅赛德斯-奔驰美国分公司(汽车行业)
• 为美国而教(教育行业)
• 普兰特莫兰(会计、商业咨询)
• 梦工厂(电影行业)
• 博钦律师事务所(法律行业)
• 美国富达担保公司(保险业)
• 美国教育部(政府部门)
• 维珍大西洋航空(航空业)
• 博科通讯(科技行业)
员工不到1 000人的公司:
• GitHub(软件行业)
• Ryan, LLC(税务服务)
• Automattic(网站开发)
• MWW(公关行业)
• Kony(手机App研发)
• TextMaster(翻译&文案)
• BeBanjo(电视软件供应商)
• Brightbox(云托管)
• HeLabs(网站开发)
• Fotolia(股票)
• FreeAgent(线上会计软件)
• ProofBranding(品牌推广与设计)
算下来,不适合远程工作的行业真没剩下几个了。不要让“这不适合我们的行业”成为你的公司拒绝远程工作的蹩脚借口。 如何成为一名优秀的产品经理(套装共18册)